使任务适应手头的时间
最初由梅根·张于2020年12月27日在茨威格信中发表
把注意力集中在完成任务上，并根据你的时间和精力来完成任务.
有很多方法可以决定如何利用你的时间. 我天生就是一个完美主义者, 这些奇怪的人把把一项任务从清单上划掉然后开始下一项任务看作是一种奖励. 巧合的是, 我下面列出的方法主要是把事情做好，然后根据你的时间和精力来完成任务. 这种方法并不是要取代艾森豪威尔决策矩阵等可靠的时间管理方法, 这是对他们的补充.
艾森豪威尔决策矩阵可以帮助你根据重要和紧急的事情对任务进行分组, 紧急和重要的任务占用你的时间最多，不重要和不紧急的任务占用你的时间最少. 在整理重要的任务时, 你完成一项任务的能力取决于你工作的时间和你的警觉程度.
当你时间紧迫时(想想会议之间的15分钟间隔), 最好处理那些不需要很长时间的任务. 一般来说，大多数这些任务也不需要太多的脑力. 回复邮件, 委派任务, 在这段时间里，为更大的任务做准备工作都是很棒的事情. 你可能会想打电话或与初级职员联系, 但是，除非你绝对确定你能在你的时间段内完成任务，而不会打断他们, 我建议你多花点时间.
- 当你有中等大小的时间块(一个小时左右)时, 处理那些你有精力去做的事情. 如果你是个早起的人, 你会想要开始和完成那些需要在早上集中注意力的任务，让大脑变得麻木, 当你的大脑不能以最佳容量运行时，重复的任务. 相反, 如果你是个夜猫子, 在晚上开始并完成困难的任务，在早上你还在喝第三杯咖啡的时候把苦差事抛到一边.
- 在AEC领域, 需要关注的任务可能看起来像:执行文件的质量控制审计, 写作建议, 或者做更复杂的分析. 不需要太多关注的任务可能看起来像:执行例行分析, 检查已经编辑过的文档, 或者写一些任务交给别人去做.
- 重要的是要注意一项任务是否需要专注, it is still important to do it well; you just need more focus to do complex tasks well than you do repetitive tasks! 和, 如果你发现自己经常在做重复的工作, 花点时间培训其他人完成这项任务，并开始委派任务，这可能是值得的.
- 最后, 解决大, 复杂的任务需要在这段时间内集中注意力, 享受一天中的大块时间，连续几个小时不受打扰. 这些情况很少会自行发生, 但你可以提前在日历上划出一些时间段，以确保这些时间段对你来说是可用的(我强烈建议每周都做这些事情)。. 这是你可以进行深入思考的时候, 解决更困难的问题, 或者开始(并完成)单独的任务. 在同一时间段内开始和完成一项任务要比在任务完成之前多次开始和停止任务效率高得多.
